Su privacidad es importante para nosotros. Esta declaración de privacidad explica qué datos personales recopila Baker Tilly (“Baker Tilly”) de usted, a través de nuestras interacciones con usted y nuestras soluciones, y cómo utilizamos esos datos.

Baker Tilly ofrece una amplia gama de servicios, desde asesoramiento en branding hasta soporte técnico. Las referencias a los servicios de Baker Tilly en esta declaración incluyen servicios, sitios web, aplicaciones, software, servidores y dispositivos de Baker Tilly.

Esta declaración se aplica a las interacciones de Baker Tilly con usted y los servicios de Baker Tilly enumerados a continuación, así como otros servicios de Baker Tilly que muestren esta declaración.

Nuestra política es recopilar solo los datos personales necesarios para los fines acordados y pedimos a nuestros miembros que compartan datos personales solo cuando sea estrictamente necesario para esos fines.

Cuando necesitamos procesar datos personales para proporcionar nuestros servicios, solicitamos a nuestros miembros que proporcionen la información necesaria a otros interesados, como familiares, sobre su uso.

Para ciertos servicios o actividades, y cuando lo exige la ley o con el consentimiento del individuo, también podemos recopilar categorías especiales de datos personales. Ejemplos de estas categorías especiales incluyen raza u origen étnico; creencias religiosas o filosóficas; salud física o mental; datos genéticos; datos biométricos; vida sexual u orientación sexual; y antecedentes penales.

Generalmente, recopilamos datos personales de nuestros miembros o de un tercero que actúa bajo las instrucciones del miembro correspondiente.

Datos personales que recopilamos

Baker Tilly recopila datos para operar de manera efectiva y ofrecerle las mejores experiencias dentro de la red. Usted proporciona algunos de estos datos directamente, como cuando crea una cuenta en Billy o Legal Anywhere, administra la cuenta de su organización, envía una consulta por correo electrónico, se registra para un evento de Baker Tilly, carga un documento en Huddle o se comunica con nosotros para soporte. Obtenemos algunos de ellos registrando cómo interactúa con nuestros productos, por ejemplo, mediante tecnologías como cookies y recibiendo informes de errores o datos de uso del software que se ejecuta en su dispositivo.

También obtenemos datos de terceros como Dynamic Events y nuestra aplicación de conferencias, Cvent. Protegemos los datos obtenidos de terceros de acuerdo con las prácticas descritas en esta declaración, además de cualquier restricción adicional impuesta por la fuente de los datos. Estas fuentes de terceros varían con el tiempo, pero han incluido:

• Cvent para conferencias.
• Redes sociales cuando usted otorga permiso a un producto de Baker Tilly para acceder a sus datos en una o más redes.
• Huddle.

Usted tiene opciones sobre los datos que recopilamos. Cuando se le solicite proporcionar datos personales, puede rechazar hacerlo. Sin embargo, si elige no proporcionar datos necesarios para ofrecer un producto o una función, es posible que no pueda utilizar ese producto o función.

Los datos que recopilamos dependen del contexto de sus interacciones con Baker Tilly, las elecciones que realice, incluidas sus configuraciones de privacidad, y los productos y funciones que utilice. Los datos que recopilamos pueden incluir:

• Nombre y datos de contacto: Recopilamos su nombre, dirección de correo electrónico, dirección postal, número de teléfono y otros datos de contacto similares.
• Credenciales: Recopilamos contraseñas, pistas de contraseñas e información de seguridad similar utilizada para la autenticación y acceso a cuentas.
• Datos demográficos: Recopilamos datos sobre su edad, género, país e idioma preferido.
• Datos de pago: Recopilamos datos necesarios para procesar su pago si realiza compras, como el número de su instrumento de pago (como un número de tarjeta de crédito) y el código de seguridad asociado con su instrumento de pago.
• Contactos y relaciones: Recopilamos datos sobre sus contactos y relaciones si utiliza un producto de Baker Tilly para gestionar contactos, como Billy, Huddle o el directorio mundial, o para comunicarse o interactuar con otras personas u organizaciones.
• Contenido: Recopilamos el contenido de sus comunicaciones cuando sea necesario para proporcionarle las soluciones que utiliza, como datos de referencia.
• Video y fotos: Si asiste a una conferencia u otro evento de capacitación similar, su imagen puede ser captada por nuestras cámaras o las de otros delegados.

Cómo utilizamos los datos personales

Baker Tilly utiliza los datos que recopilamos para dos propósitos básicos, descritos en detalle a continuación: (1) operar nuestro negocio y proporcionar (incluyendo mejorar y personalizar) las soluciones que ofrecemos, y (2) enviar comunicaciones, incluidas comunicaciones promocionales.

Al llevar a cabo estos propósitos, combinamos los datos que recopilamos para brindarle una experiencia más fluida, consistente y personalizada. Sin embargo, para mejorar la privacidad, hemos implementado salvaguardas tecnológicas y de procedimiento diseñadas para evitar ciertas combinaciones de datos. Por ejemplo, utilizamos soluciones altamente seguras y compatibles con GDPR ofrecidas por proveedores como Microsoft y Huddle.

Proporcionar y mejorar nuestras soluciones. Utilizamos datos para proporcionar y mejorar las soluciones que ofrecemos y realizar operaciones comerciales esenciales. Esto incluye operar las soluciones, mantener y mejorar el rendimiento de las soluciones, desarrollar nuevas funciones, realizar investigaciones y brindar soporte a los miembros. Ejemplos de dichos usos incluyen:

• Proporcionar las soluciones: Utilizamos datos para llevar a cabo sus interacciones con nosotros y proporcionarle nuestras soluciones. A menudo, estas soluciones incluyen funciones y recomendaciones personalizadas que mejoran su productividad y disfrute, y adaptan automáticamente sus experiencias de soluciones en función de los datos que tenemos sobre sus actividades, intereses y ubicación.
• Soporte a miembros: Utilizamos datos para diagnosticar problemas de soluciones y proporcionar otros servicios de atención y soporte a los miembros.
• Mejora de soluciones: Utilizamos datos para mejorar continuamente nuestras soluciones, incluyendo agregar nuevos servicios o capacidades. Por ejemplo, utilizamos correos electrónicos de retroalimentación para mejorar las funciones de las soluciones y consultas de búsqueda para mejorar la relevancia de los resultados de búsqueda, datos de uso para determinar qué nuevas funciones o soluciones priorizar.
• Seguridad, seguridad y resolución de disputas: Utilizamos datos para proteger la seguridad y la seguridad de nuestras soluciones y nuestros miembros, detectar y prevenir fraudes, resolver disputas y hacer cumplir nuestros acuerdos. Nuestras funciones de seguridad, proporcionadas por Microsoft, pueden interrumpir el funcionamiento de software malicioso y notificar a los miembros si se encuentra software malicioso. Por ejemplo, algunas de nuestras soluciones de comunicaciones, como Outlook, analizan sistemáticamente el contenido de manera automatizada para identificar posibles correos no deseados, virus, acciones abusivas o URL que hayan sido marcadas como enlaces de fraude, phishing o malware; y podemos bloquear la entrega de una comunicación o eliminar contenido si viola nuestros términos.
• Operaciones comerciales: Utilizamos datos para desarrollar análisis agregados e inteligencia empresarial que nos permitan operar, proteger, tomar decisiones informadas e informar sobre el rendimiento de nuestro negocio.
• Comunicaciones: Utilizamos los datos que recopilamos para comunicarnos con usted y personalizar nuestras comunicaciones con usted. Por ejemplo, podemos comunicarnos con usted por teléfono, correo electrónico u otros medios para informarle cuando un servicio/solución está por finalizar, discutir su membresía, informarle cuando hay nuevos servicios disponibles, invitarle a participar en una encuesta/conferencia/reunión, o decirle que necesita tomar medidas para mantener su cuenta actualizada.

Además, puede suscribirse a correos electrónicos y elegir si desea recibir otras comunicaciones relevantes de Baker Tilly por correo electrónico, red social empresarial, correo postal y teléfono.

Para obtener información sobre cómo administrar sus datos de contacto, suscripciones de correo electrónico y otras comunicaciones, por favor contacte a info@bakertilly.cr.

Razones por las que compartimos datos personales

Compartimos sus datos personales con su consentimiento o según sea necesario para completar cualquier transacción o proporcionar cualquier producto que haya solicitado o autorizado. Por ejemplo, compartimos su contenido con terceros cuando usted nos lo indica, como cuando acepta asistir a una conferencia/evento de capacitación.

Cuando proporciona datos de pago para realizar una compra, compartiremos los datos de pago con bancos y otras entidades que procesan transacciones de pago o brindan otros servicios financieros, y para la prevención del fraude y la reducción del riesgo crediticio.

Además, compartimos datos personales entre las filiales y subsidiarias controladas por Baker Tilly (por ejemplo, con CCBP Pillars Limited para fines de branding y marca registrada).

También compartimos datos personales con proveedores o agentes que trabajan en nuestro nombre para los fines descritos en esta declaración. Por ejemplo, las empresas que hemos contratado para proporcionar soporte al miembro o ayudar a proteger y asegurar nuestros sistemas y servicios pueden necesitar acceso a datos personales para proporcionar esas funciones. En tales casos, estas empresas deben cumplir con nuestros requisitos de privacidad y seguridad de datos y no están autorizadas a usar los datos personales que reciben de nosotros para ningún otro propósito.

También podemos divulgar datos personales como parte de una transacción corporativa, como una fusión o venta de activos.

Finalmente, accederemos, transferiremos, divulgaremos y conservaremos datos personales, incluido su contenido (como el contenido de sus discusiones/archivos en Billy, Legal Anywhere y Huddle, entre otros), cuando tengamos una creencia de buena fe de que hacerlo es necesario para:

1. Cumplir con la legislación aplicable o responder a procesos legales válidos, incluso de organismos encargados de hacer cumplir la ley u otras agencias gubernamentales.
2. Proteger a nuestros miembros, por ejemplo, para prevenir correos no deseados o intentos de defraudar a los usuarios de nuestros servicios, o para ayudar a prevenir la pérdida de vidas o lesiones graves de cualquier persona.
3. Operar y mantener la seguridad de nuestros servicios, incluido prevenir o detener un ataque a nuestros sistemas o redes informáticos.
4. Proteger los derechos o la propiedad de Baker Tilly, incluidos el cumplimiento de los términos que rigen el uso de los servicios. Sin embargo, si recibimos información que indica que alguien está utilizando nuestros servicios para traficar propiedad intelectual o física robada perteneciente a Baker Tilly, no inspeccionaremos el contenido privado de un miembro nosotros mismos, pero podemos remitir el asunto a las autoridades.

Sus preferencias de comunicación

Puede elegir si desea recibir comunicaciones de Baker Tilly por correo electrónico, Billy, correo postal y teléfono. Si recibe correos electrónicos de nuestra parte y desea darse de baja, puede hacerlo siguiendo las instrucciones en esos mensajes. Estas opciones no se aplican a las comunicaciones obligatorias del servicio que forman parte de ciertos servicios de Baker Tilly, ni a encuestas u otras comunicaciones informativas que tienen su propio método de cancelación de suscripción.

Controles basados en navegador

• Controles de cookies: Los controles relevantes de cookies basados en navegador se describen aquí.
• Protección contra seguimiento: Internet Explorer (versiones 9 en adelante) tiene una función llamada Protección contra seguimiento que bloqueará contenido de terceros, incluidas cookies, de cualquier sitio que esté en una Lista de protección contra seguimiento que agregue. Al limitar las llamadas a estos sitios, el navegador limitará la información que estos sitios de terceros pueden recopilar sobre usted.
• Controles del navegador para “No rastrear”: Algunos navegadores han incorporado funciones de “No rastrear” (DNT) que pueden enviar una señal a los sitios web que visita indicando que no desea ser rastreado. Debido a que aún no hay un entendimiento común de cómo interpretar la señal DNT, los servicios de Baker Tilly actualmente no responden a todas las señales DNT del navegador. Continuamos monitoreando la industria en línea (a través de Microsoft) para definir un entendimiento común de cómo tratar las señales DNT. Mientras tanto, puede usar las diversas herramientas que proporcionamos para controlar la recopilación y el uso de datos, incluida la posibilidad de optar por no recibir comunicaciones basadas en intereses de Baker Tilly, como se describe anteriormente.

Precisión de la información

Baker Tilly asume la responsabilidad de mantener un registro preciso de los datos personales una vez que haya enviado la información, pero no de confirmar la precisión continua de su información personal. Si informa a Baker Tilly que sus datos personales ya no son precisos, se corregirán (cuando sea práctico).

Provisión de información a terceros

La información puede ser proporcionada a uno o más miembros independientes de Baker Tilly para permitirnos atender su consulta. Puede haber otras circunstancias en las que Baker Tilly esté obligada a proporcionar información como resultado de un proceso legal.

Baker Tilly no realiza actividades de marketing para terceros, ni proporciona información a terceros para sus propios fines de marketing.

Retención de datos

Retenemos los datos personales procesados por nosotros durante el tiempo que se considere necesario para el propósito para el cual se recopilaron (incluyendo según lo requerido por la legislación o regulación aplicable).

En ausencia de requisitos legales, regulatorios o contractuales específicos, nuestro periodo básico de retención para registros y otras evidencias documentales creadas en la prestación de servicios es de ocho años.

Seguridad de la información

El controlador de datos que recopila la información descrita en esta declaración es Baker Tilly.

Se han implementado estándares generalmente aceptados de tecnología y seguridad operativa para proteger la información personal contra pérdida, uso indebido, alteración o destrucción. Todo el personal de Baker Tilly está obligado a mantener la confidencialidad de la información personal y solo las personas autorizadas tienen acceso a dicha información.