Por: Christopher Rugama, encargado del Departamento de Impuestos de Baker Tilly Costa Rica.
Cuando una empresa recibe una notificación de fiscalización por parte de la Administración Tributaria, la reacción más común suele ser la preocupación. En cuestión de horas aparecen las búsquedas urgentes de documentos, las revisiones de registros contables y las preguntas sobre si toda la información está completa y correctamente respaldada.
Sin embargo, después de años trabajando en materia tributaria, he llegado a una conclusión que comparto frecuentemente con empresarios y ejecutivos. Y es que una fiscalización no se gana ni se pierde cuando llega la notificación. En realidad, el resultado comienza a definirse mucho antes, en la forma en que la organización documenta, registra y controla sus operaciones todos los días.
Existe una percepción equivocada de que la fiscalización es un evento aislado o una situación excepcional que afecta únicamente a ciertas empresas. La realidad es muy distinta. Los avances tecnológicos y la transformación digital de la Administración Tributaria han cambiado profundamente la forma en que se supervisa el cumplimiento fiscal en Costa Rica.
La implementación de TRIBU-CR es uno de los ejemplos más evidentes de esta evolución. Aunque muchas personas lo perciben únicamente como una nueva plataforma tecnológica, su verdadero impacto radica en la capacidad que tiene para integrar información, generar cruces automáticos de datos y detectar inconsistencias con mucha mayor rapidez que en el pasado.
No se trata de que la Administración Tributaria tenga acceso a información que antes no existía. Lo que ha cambiado es la capacidad para analizarla, relacionarla e identificar patrones que pueden generar alertas o motivar revisiones más profundas. Operaciones que antes requerían horas de análisis manual hoy pueden detectarse mediante procesos automatizados y sistemas de inteligencia de datos.
Por esta razón, considero que el principal error de muchas empresas es asumir que una fiscalización comienza cuando reciben un requerimiento formal. La preparación debería iniciar mucho antes.
Deficiencias en la documentación fiscal
En la práctica, uno de los problemas más frecuentes que observamos no está relacionado con una intención de incumplir la normativa, sino con deficiencias en la documentación de las operaciones. Facturas extraviadas, respaldos incompletos, registros contables insuficientes, información almacenada sin criterios de trazabilidad o documentos que simplemente no pueden encontrarse cuando se necesitan.
Puede parecer un detalle menor, pero durante una fiscalización estos aspectos adquieren una enorme relevancia. La carga de la prueba recae sobre el contribuyente. Esto significa que no basta con afirmar que una operación ocurrió; es necesario demostrarlo mediante documentación adecuada, contratos, comprobantes electrónicos, registros bancarios y cualquier otro elemento que respalde la realidad económica de la transacción.
Precisamente por eso, la transformación digital no debería verse únicamente como una exigencia regulatoria, sino como una oportunidad para fortalecer los controles internos. Continuar administrando información crítica mediante hojas de cálculo dispersas o sistemas poco robustos aumenta significativamente el riesgo de errores y dificulta cualquier proceso de revisión futura.
Otro aspecto que suele subestimarse es el valor estratégico de los comprobantes electrónicos. Hoy constituyen uno de los pilares más importantes del sistema tributario costarricense. La mayoría de las transacciones empresariales generan información que puede ser contrastada por la Administración Tributaria, lo que hace indispensable mantener una adecuada gestión documental y una revisión constante de la calidad de los registros.
Capacidad para responder oportunamente a los requerimientos
Cuando una empresa no cuenta con procesos sólidos de documentación, el problema no se limita a una posible fiscalización. También se afecta la capacidad de responder oportunamente a requerimientos, reconstruir operaciones históricas o justificar decisiones que fueron tomadas años atrás. En otras palabras, la falta de orden genera vulnerabilidad.
Las consecuencias pueden ir mucho más allá de una diferencia tributaria. Dependiendo de la situación, las organizaciones pueden enfrentar intereses, sanciones, restricciones operativas e incluso procesos de cobro que afectan directamente su flujo de caja. Pero también existe un componente reputacional que cada vez adquiere mayor relevancia.
Vivimos en una época donde la información circula con rapidez y donde cualquier situación relacionada con incumplimientos fiscales puede convertirse en tema de conversación pública. Aunque las fiscalizaciones suelen desarrollarse bajo criterios de confidencialidad, existen otros procesos vinculados al cumplimiento tributario que sí pueden generar exposición pública y afectar la percepción de clientes, proveedores, inversionistas y otros grupos de interés.
Por eso considero que la preparación para una fiscalización debe entenderse como una práctica permanente de gestión empresarial y no como una reacción ante una eventual auditoría
Las empresas que mantienen documentación ordenada, respaldos adecuados, procesos claros y una cultura de cumplimiento suelen enfrentar estos procesos con mayor tranquilidad. No porque estén exentas de revisiones, sino porque cuentan con la capacidad de demostrar la legitimidad de sus operaciones cuando sea necesario.
Además, una organización preparada no solo reduce riesgos tributarios. También mejora su capacidad de análisis, fortalece la calidad de su información financiera y genera mayor confianza entre quienes interactúan con ella.
Desde mi perspectiva, la mejor estrategia para afrontar una fiscalización no consiste en esperar la visita de la Administración Tributaria. La verdadera estrategia es construir, día tras día, una cultura de orden, documentación y cumplimiento que permita responder con seguridad ante cualquier revisión.
Porque al final, las fiscalizaciones no suelen poner a prueba únicamente el conocimiento tributario de una empresa. Lo que realmente evalúan es la calidad de sus procesos, la disciplina de sus controles y la capacidad de demostrar que cada operación registrada tiene sustento, trazabilidad y respaldo suficiente para resistir cualquier análisis.
