Por: Moisés Valverde, abogado de Baker Tilly Costa Rica.
Durante años, muchas empresas han nacido con la convicción de que lo importante es vender, conseguir clientes y hacer crecer el negocio. Sin embargo, un aspecto muy importante normalmente queda de lado. Esta es la elección de la estructura legal de la empresa.
Tradicionalmente, este punto queda en un segundo plano, ya que es visto como un requisito para empezar a operar o, en el mejor de los casos, como un trámite administrativo que debe cumplirse para obtener una cédula jurídica. Sin embargo, esa percepción puede convertirse en uno de los mayores obstáculos para el crecimiento empresarial.
La estructura societaria no es un documento que se archiva después de la constitución de una empresa. Tampoco es una decisión que deba tomarse únicamente porque “siempre se ha hecho así”. Es, en realidad, la base sobre la cual descansan las decisiones estratégicas del negocio durante toda su existencia.
Una forma sencilla de entenderlo es imaginar la estructura societaria como el sistema operativo de una computadora. Cuando funciona correctamente, prácticamente nadie nota su existencia. Todo fluye con normalidad. Pero cuando presenta fallas, cualquier proceso cotidiano comienza a complicarse. Lo mismo ocurre dentro de una empresa. La falta de acuerdos documentados, libros legales desactualizados como por ejemplo el de actas de asamblea, el de registro de socios o accionistas en las sociedades anónimas, el de actas del consejo de administración, órganos de administración mal conformados o decisiones tomadas sin cumplir las formalidades legales terminan convirtiéndose en frenos silenciosos para el desarrollo del negocio.
El problema es que estos errores rara vez aparecen durante los primeros meses de operación. Surgen cuando la empresa comienza a crecer.
Es precisamente en ese momento cuando aparecen las preguntas incómodas como ¿quién tiene facultades para firmar un financiamiento?, ¿qué sucede si un socio desea retirarse?, ¿cómo se incorpora un inversionista?, ¿quién toma realmente las decisiones?
Si esas respuestas no fueron previstas desde el inicio, el crecimiento deja de ser una oportunidad para convertirse en una fuente permanente de conflictos.
A eso se suma que algunas de esas respuestas cambiaron hace poco. Desde marzo de 2026, la Ley N.º 10.840 reformó el Código de Comercio y eliminó la carta poder como vía general para que un socio o accionista se haga representar en una junta o asamblea. Hoy la regla es el apoderado especial, general o generalísimo, con un régimen particular para las PYMES inscritas ante el MEIC y los pequeños y medianos productores agropecuarios inscritos ante el MAG. Las cartas poder otorgadas antes de la reforma siguen siendo válidas para los actos que motivaron su otorgamiento, pero la práctica anterior ya no sirve como plantilla.
Constitución de sociedades por inercia
Durante muchos años fue común observar empresas que constituían sociedades casi por inercia. Se creaban múltiples personas jurídicas para adquirir bienes, administrar propiedades o separar riesgos sin un análisis profundo sobre las implicaciones futuras. Ese modelo respondió a una realidad distinta, pero el entorno empresarial cambió. Hoy las obligaciones tributarias, los registros obligatorios, las declaraciones periódicas y las nuevas exigencias regulatorias hacen que mantener estructuras innecesarias resulte cada vez más costoso y complejo.
Paradójicamente, muchas pequeñas empresas siguen actuando bajo una lógica similar. Y es que crean una sociedad porque alguien se los recomendó, reciben una personería jurídica y continúan operando durante años sin volver a revisar si esa estructura sigue respondiendo a las necesidades reales del negocio.
En algunas empresas los libros legales nunca vuelven a abrirse después de la constitución. En otras, los acuerdos relevantes jamás quedan documentados. También existen sociedades cuyos administradores ni siquiera conocen las obligaciones que deben cumplir cada año. Mientras el negocio funciona, estas omisiones parecen no tener consecuencias. Sin embargo, basta que aparezca un crédito bancario, una auditoría, una inversión o un conflicto entre socios para que todas esas debilidades salgan a la superficie al mismo tiempo.
Un ejemplo reciente ilustra el punto mejor que cualquier teoría. Desde la entrada en vigencia de la Ley N.º 10.597, toda sociedad mercantil debe tener inscrito ante el Registro de Personas Jurídicas un correo electrónico oficial para recibir notificaciones judiciales y administrativas. El Registro Nacional prorrogó el efecto de esa obligación hasta el 5 de setiembre de 2026 y, a partir de esa fecha, podrá rechazar documentos de las sociedades que no lo hayan inscrito. No es un trámite cosmético: la figura del agente residente desaparece, ese buzón se convierte en el canal formal de contacto de la sociedad y las notificaciones se tienen por recibidas al momento de su envío. Una sociedad que registre un correo personal, o uno que nadie revise, puede perder plazos sin enterarse.
Lo preocupante es que la mayoría de estos problemas pudieron evitarse.
¿De qué depende una correcta estructura societaria?
Una estructura societaria correctamente diseñada no depende únicamente del tipo de sociedad elegida. La verdadera diferencia radica en que esa decisión haya respondido a una estrategia empresarial y no simplemente a la costumbre.
Elegir entre una sociedad de responsabilidad limitada o una sociedad anónima no debería responder a cuál utiliza la mayoría de los empresarios. Cada figura ofrece mecanismos distintos de administración, toma de decisiones, incorporación de nuevos socios y distribución de beneficios. La diferencia más práctica, sin embargo, no está en el nombre sino en qué tan fácil resulta que entre o salga alguien. En la sociedad de responsabilidad limitada las cuotas no circulan libremente: cederlas a un tercero exige el consentimiento previo y expreso de todos los socios, salvo que el pacto constitutivo haya previsto que baste una mayoría de al menos tres cuartas partes. En la sociedad anónima, en cambio, la acción es un título valor que puede transmitirse sin alterar la estructura de la sociedad. Para una empresa familiar que quiere control sobre quién entra, esa rigidez es una virtud; para una empresa que busca inversión, suele convertirse en el obstáculo. Lo importante es determinar cuál responde mejor a la etapa de desarrollo que atraviesa la empresa y, sobre todo, cuál facilitará su crecimiento futuro.
Muchas organizaciones nacen siendo emprendimientos familiares. En esos casos, una estructura sencilla suele ser suficiente para iniciar operaciones. Sin embargo, conforme aumenta la facturación, aparecen nuevos mercados o surge la necesidad de atraer capital externo, las necesidades cambian. Los inversionistas no solamente buscan participar en las utilidades; también desean participar en la toma de decisiones y contar con mecanismos de gobierno corporativo que les brinden confianza.
Es ahí donde la estructura societaria deja de ser un asunto jurídico para convertirse en una herramienta de crecimiento.
Algunos errores comunes
Uno de los errores más frecuentes consiste en creer que una empresa debe revisar su estructura únicamente cuando existe un conflicto. En realidad, el mejor momento para hacerlo es cuando el negocio cambia de tamaño.
El crecimiento genera nuevas necesidades de financiamiento, modifica la forma en que se administra la empresa e incluso transforma el perfil de riesgo del negocio. Esperar a que aparezca un problema significa llegar tarde.
Quizá la pregunta más útil que un empresario puede hacerse no sea si cumple con todas las formalidades legales, sino si ¿mi empresa resistiría hoy una revisión exhaustiva por parte de un inversionista?
Ese ejercicio obliga a revisar mucho más que los estados financieros. Implica analizar la organización societaria, la documentación corporativa, las facultades de representación, la trazabilidad de las decisiones y la separación entre el patrimonio personal y el empresarial.
Cuando la respuesta genera dudas, probablemente haya llegado el momento de poner la casa en orden.
En este sentido, existe una idea equivocada según la cual ordenar estos aspectos significa agregar burocracia. En realidad, ocurre exactamente lo contrario. Una empresa correctamente estructurada toma decisiones con mayor rapidez, transmite confianza a bancos e inversionistas, ordena la relación entre el patrimonio personal y el de la empresa y reduce la incertidumbre cuando enfrenta procesos de crecimiento. Conviene ser preciso en este punto: la limitación de responsabilidad que ofrece una sociedad es la regla, no un blindaje. Cede cuando se otorgan garantías personales algo habitual en el crédito bancario, cuando los administradores incumplen sus deberes o cuando la estructura se usa de forma abusiva.
La estructura societaria tampoco es un documento estático. Debe evolucionar al mismo ritmo que evoluciona el negocio. Lo que resultó adecuado para una empresa familiar puede convertirse en una limitación cuando esa misma organización busca expandirse, incorporar nuevos accionistas o acceder a fuentes más sofisticadas de financiamiento.
Las empresas exitosas rara vez llegan a ese punto por casualidad. Detrás del crecimiento suele existir una estructura capaz de sostenerlo.
Al final, muchas organizaciones dedican enormes esfuerzos a perfeccionar sus productos, mejorar su servicio al cliente o desarrollar nuevas estrategias comerciales. Todas son decisiones necesarias. Sin embargo, pocas destinan el mismo nivel de atención a revisar los cimientos sobre los que construyen ese crecimiento.
Y esa puede ser la diferencia entre una empresa preparada para aprovechar las oportunidades y otra que termina detenida por problemas que nunca debieron existir.
La pregunta que, como empresarios, hay que hacerse no es si la estructura societaria funciona mientras todo marcha bien. La pregunta correcta es si seguirá funcionando cuando la empresa sea mucho más grande de lo que es hoy. Si la respuesta todavía no es clara, probablemente el mejor momento para revisarla no sea mañana, sino ahora.
Este contenido tiene fines informativos y no constituye asesoría legal ni crea una relación abogado-cliente. Para el análisis de una situación concreta, consulte con un profesional. Información vigente al 1.º de agosto de 2026.
Baker Tilly Costa Rica S.A. es miembro independiente de Baker Tilly International. Baker Tilly International Limited es una entidad inglesa.
